Conheço pessoas que, quando se fala em INVENTARIAR TODO O ESTOQUE, já ficam com a expressão facial fechada, perdem o bom humor e reclamam muito… Não é pra menos, a contagem de estoque geralmente é feita em finais de semana, feriados, à noite e de madrugada, muitos problemas dos estoques surgem à medida que vão contando!
E, ao final de tudo, se a divergência de estoque for alta, mais trabalho! Na verdade, quero dizer: mais retrabalho pela frente.
Mas como eu sei que você faz o que Gosta e pratica Logística assim como eu, entende que os altos e baixos da profissão são normais… Até porque somos as pessoas que transformam as dificuldades e problemas em resultados e soluções. Você concorda comigo?
Para fazer com que este desconforto seja menor, trago neste artigo nove dicas para lhe ajudar nesta difícil missão de Orquestrar um Inventário:
1º Faça inventários rotativos
Prefira inventário rotativo do que inventário geral. O rotativo, é mais barato e mais produtivo. Ele pode ser feito por uma equipe menor, durante o expediente normal de trabalho, com um mix menor de produtos, mais rápido e o melhor, e, principalmente, com a empresa funcionando. Isso não quer dizer que o inventário geral não tenha que ser feito, porém com uma menor frequência.
2º Lista de contagem
Defina as premissas do inventário. Você deve definir quais produtos constarão no lista de contagem. Pode-se utilizar diversos critérios de acordo com cada necessidade, por exemplo: por fornecedor, por corredor, por tipo de produto, para produtos avariados, para produtos com as maiores divergências, produtos de classe A e etc….
3º Concovação
Programe-se para o inventário. Faça um rodízio de colaboradores. Informe-os com antecedência para que não façam compromissos pessoais nestas datas. Isso garante o alinhamento de expectativas tanto pela empresa quanto pelos profissionais.
4º Arrumação física
Deve-se organizar o local onde ocorrerá o inventário. Vale lembrar que no processo de inventário a preocupação deve ser CONTAR CERTO O ESTOQUE. Organizar, limpar, desobstruir corredores e etc. devem ser feitos antes de se iniciar as contagens. Isso é para garantir a segurança e produtividade nas contagens.
5º Cut-off
Este passo é um dos mais importantes, pois poderá afetar o resultado do inventário: a acuracidade do estoque. Deve-se identificar se existem movimentações que ainda estão pendentes: mapas de separação que ainda não foram finalizados e armazenagens aguardando liberação de espaços, por exemplo. Nestes casos, recomenda-se cancelar as movimentações e somente reiniciá-las logo após o inventário. Como segunda opção, pode-se concluí-las antes que o inventário se inicie. Mantê-las pendentes e movimentá-las após a conclusão do inventário poderá gerar elevadas divergências de estoque.
6º Contagem de estoque
Recomendo que o estoque seja contado duas vezes. Assim que duas contagens do produto forem iguais, o considere sem divergência. Caso contrário, conte pela terceira, quarta, quinta ou quantas vezes forem necessárias até que duas contagens sejam iguais.
7º Reconciliações e ajustes
Após a conclusão das contagens, apurar as divergências. Você poderá analisar por diferentes formas: por produtos, por famílias de produtos, por fornecedor. Além disso poderá definir regras e tolerâncias de divergência por classe ABC. Neste momento você poderá justificar os motivos das divergências.
8º Atualização e registro de estoque
Deve-se garantir que, se autorizado pela gestão, os saldos de estoque de todos os produtos do estoque sejam atualizados, seja de entrada ou saída do estoque. Deve-se verificar se todos os documentos ou relatórios necessários a esta prática apresentam o resultado atualizado.
9º Informatize o inventário
Dois pontos críticos de controle para a realização de um inventário são: tempo e segurança. Aplicar tecnologia lhe auxiliará em uma melhor gestão, maior velocidade e segurança no dados coletados. Para isso, recomento buscar um sistema de gestão de estoque, usar leitores ou coletor de dados, identificar os produtos pelos códigos de barras.
É isso ai! Sucessos em seus próximos inventários…
Por Anderson Alves
Prática Logística
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