Neste artigo venho expor sobre uma ferramenta SIMPLES e FANTÁSTICA para o mapeamento e controle das ações na operação logística.
Sempre que possível utilizo esta ferramenta em minhas práticas profissionais, resolvendo problemas de clientes, inclusive em atividades pessoais: em viagens de férias e churrasco com amigos, por exemplo.
Trata-se do 5W2H. Uma sigla que representa a união de 5 palavras em inglês que se iniciam com W e 2 outras que se iniciam com H: What (O que), Who (Quem), When (Quando), Why (Porque), Where (Onde), How (Como) e How Much (Quanto).
Basicamente, diante de tanta coisa pra fazer, deve-se criar uma planilha eletrônica ou impressa e preencher uma linha para cada assunto para os 7 campos: O que?, Quem?, Quando?, Onde?, Como?, Porque? e Quanto?…
Basta responder as perguntas!!!
Entretanto, algumas informações são OBRIGATÓRIAS e outras COMPLEMENTARES.
Esta é a prática logística que tenho que lhe passar!!!
Dentre as 7 informações, ao menos 3 devem sempre existir, e as demais podem ser utilizadas de acordo com a necessidade.
Algumas empresas não dispõe de um sistema informatizado, já em outras empresas, as pessoas não tem acesso há algumas informações. Isto faz com que o uso de alguma das informações do 5W2H torne-se desnecessária…
Para você já começar de imediato e sem qualquer embromação, utilize apenas 3 informações:
O que (What): esta informação é a principal. O que você quer ou deve fazer? Sem um objetivo ou necessidade, o uso do 5W2H é em vão.
Quem (Who): você tem que definir um “pai” para o assunto. Um responsável que irá responder pelo sucesso ou insucesso. Conforme ditado popular: “Dar nome aos bois”, caso contrário, vai ficar um empurra-empurra e ninguém vai fazer.
Quando (When): por fim, você tem que definir o prazo limite para que a tarefa seja concluída. Um horário, um dia, uma semana, sei lá, defina o prazo de acordo com sua necessidade. Caso contrário, você terá com certeza uma obra inacabada…
Exemplo 3W:
Para que você desenvolva seu trabalho dentro de sua área, pode-se utilizar, além destas 3 informações básicas, mais 2 outras. Pode utilizar:
Onde (Where): deve-se apresentar o local em que a atividade será realizada: na sala de treinamento, na sala de reuniões, na filial no interior do estado, no cliente X. É importante ter essa informação para conhecimento da localização geográfica, pois deslocamentos, trânsito e congestionamentos devem ser considerados…
Como (How): para empresas ou departamentos mais estruturados, pode-se adotar Procedimentos Operacionais Padrão (POP), Check-lists, Documentos de Apoio (DA), Instruções de trabalho (IT), Fluxogramas, Fluxos de Processos e dentre tantos outros documentos que explicam como executar a atividade.
Exemplo 4W1H:
Por fim, para efeito de apresentação e justificativa da atividade perante a Gerência ou Diretoria, pode utilizar os 2 campos restantes:
Porque (Why): você deve explicar o motivo pelo qual deseja realizar a atividade. Justificar porque é necessário realizá-lo, ou explicar as consequências de não fazê-lo. Explicar que o concorrente faz e você não, também é uma boa…
Quanto (How Much): neste último, é importante mensurar o esforço ou o valor financeiro para executar a tarefa. Em algumas circunstâncias a tarefa pode ser inviável de realização. Caso você não tenha acesso a dados financeiros, meça ao menos o tempo de horas trabalhadas.
Exemplo (5W2H):
Enfim, a prática leva à perfeição!
Procure aplicar esta técnica em suas atividades, principalmente quando envolver liderança. Pois, além de auxiliará a delegar as tarefas aos colaboradores, será possível monitorar e auditar o que foi realizado.
Por Anderson Alves
Prática Logística
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