Padronizando processos logísticos em 8 passos

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Quando minha esposa estava grávida participei de um curso de gestantes com ela. Foi bem interessante pois abordava temas diversos: cuidados na gravidez e com o bebê, parto normal e cesaria, vacinações, enxoval, amamentação e tudo mais.

Algo que me chamou atenção no curso foi uma aula sobre Parto Cesaria. O médico que explanava o conteúdo nos mostrou todo o procedimento cirúrgico, desde a anestesia até a sutura.

A explicação foi ótima e esclareceu muitas dúvidas!

De fato, o médico expôs um procedimento padronizado para realizar o parto. Além disso, citou outros procedimentos em caso de complicações.

Fantástico!

Imagine você se ele NÃO utilizasse de um procedimento padrão! Quais seriam as consequências? Quantos enfermeiros? Quais instrumentos? Quais medicamentos?

Por em risco a vida do bebê e da mãe? Este é o grande problema.

De forma similar. Em uma operação logística, que envolve SERVIÇOS, também necessita de procedimentos padronizados para comprar, receber, armazenar, inventariar, expedir, faturar, roteirizar, carregar, entregar, rastrear, contratar, terceirizar…

Padronizar processos, tarefas, procedimentos ou quaisquer ações tornam o FAZER previsível e reduz os riscos e os prejuízos!

Na operação logística, os erros geram atrasos de entrega, avarias de mercadorias, furos de estoques, rotatividade de funcionários, veículos parados, inviabilidade de rota, insatisfação dos clientes e por ai vai…

A padronização dos processos deve contribuir para que a empresa conquiste seus objetivos: atender clientes, aumentar faturamento, reter talentos, valorizar a marca e etc.

Os processos, em muitas empresas, foram instituídos para burocratizar as relações entre os funcionários e departamentos, além de distanciar a empresa das necessidades dos clientes.

O responsável pela padronização dos processos na empresa deve estar sensível aos objetivos estratégicos da empresa para desenvolvê-los de forma que não prejudique os resultados logísticos.

Para isso, sugiro adotar os seguintes passos para a padronização na sua empresa:

1º Passo: Faça uma reunião com sua equipe e procure identificar qual área mais necessita da padronização dos processos. Estabeleça seus próprios critérios para identificar qual área mais necessita. Ex: quantidade de pessoas na área, produtos de alto valor agregado, serviços junto ao cliente…

2º Passo: Defina um time formado pelos próprios funcionário da área e um mentor. Se você colocar uma pessoa de fora da área, poderá encontrar resistência por parte da equipe!

3º Passo: O time deve analisar e definir um procedimento padrão. Crie procedimentos alternativos para melhor analisar qual se encaixa na realidade da área.

4º Passo: Faça um simulado, valide o novo procedimento com parte da equipe. É importante que o próprio operador o faça e exponha sua opinião. Caso não seja validado, retorne para a análise e crie alternativas.

5º Passo: Documente o procedimento e aprove-o com o gestor da área. Crie um material para apresentação, marque uma reunião e apresente o procedimento aos gestores.

6º Passo: Treine os demais integrantes da equipe. Verifique se é melhor explicar o procedimento em uma sala fechada ou no próprio ambiente de trabalho. Comprove que o colaborador foi treinado.

7º Passo: Implante o procedimento padrão em toda a área. Procure realizá-lo em um dia de baixa demanda, pois dúvidas podem surgir e as tarefas serem realizadas de forma mais lenta até que todos se acostumem.

8º Passo: Monitore a execução do procedimento para saber se houve melhoria real na operação.

Espero que você tenha sucesso!!

Por Anderson Alves
Prática Logística
contato@praticalogistica.com.br

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